Sähköpostin otsikko

Tulipahan taas eteen asia, joka aina nostaa V-käyrän taivaisiin. Nimittäin sähköpostien otsikoiminen - tai oikeastaan otsikoimatta jättäminen.
Piti yllättäen tarkistaa muutama yksityiskohta keväällä vastaanottamastani sähköpostista, mutta tuon meilin löytäminen oli huomattavasti isompi homma kuin mitä sen olisi pitänyt olla.

En muistanut, keneltä kyseinen posti oli tullut, enkä myöskään tarkkaa ajankohtaa. Enkä sitä, että koko varsinainen sisältö oli pdf-liitteenä. Aihe oli tietysti tiedossa (kuten myös erinäiset avainsanat, joita Älykäs Ihminen olisi voinut käyttää otsikossakin). Ajattelin, että näppärästihän se löytyy kevään meilien arkistokansioista haku-toiminnolla sopivien hakusanojen avulla.

Mitä vielä.

Hakusanoilla löytyi joitain posteja, ihan muista asioista. Kun samaiset haut ulotti tekstisisältöön, oli hakutuloksia paljon enemmän. Mutta edelleen vesiperä. Ei auttanut muu kuin alkaa käydä kevään meilejä läpi huhti-toukokuun taitteesta, jonka olin päätellyt olevan otollisin.

Löytyihän se lopulta...
Otsikko: Moi!
Tekstisisältö: Katso tarkemmat tiedot liitteestä.

Viruksia liitteissään levittävät roskapostit ovat juuri tuon tyylisiä. Onneksemme niitä tulee suomen kielellä aika vähän, muussa tapauksessa tuollainen viesti olisi minulla kyllä lentänyt sekunnin murto-osassa roskikseen liitteineen päivineen...

Erityisesti joillakin ulkomaisilla kavereillani on ärsyttävä tapa jättää otsikko huomiotta tai juuri tuollainen mitään sanomaton "Moi!" Olen koettanut opastaa, mutta useimmiten tuloksetta. Yksi hyväksi kokemani tapa on otsikoida oma sanoma sen verran yksilöidysti, että vastaanottajan vastatessa viestiini suoraan, laatimani otsikko antaa ainakin kuvan, mistä on puhe.

Toinen ärsyttävä tapa on olettaa, että minulla on joka ikisen mahdollisen ihmisen nimi kännykässäni. Saan tekstiviestejä ilman allekirjoitusta tai siinä on vain etunimen ensimmäinen kirjain. Seuraa arvailua, että keneltähän se tuli. Jos sanoma on liian epämääräinen taikka epäilyttävä, poistan sen tutkimatta tarkemmin. Tiedotusnumeroon soittaminen maksaa maltaita.

Sitten hiukan otsikosta sivuun aivan tuore tapaus. Yksi kaverini on kirjoittanut kännykkäänsä muistiinpanoja tietyistä yhteisistä asioista. Luotin tietojen olevan aikanaan saatavilla, kun niitä tarvitaan. Kaverin tenava teki intervention. Hän heitti isukin kännykän vessan pyttyyn muutamaksi tunniksi likoamaan. Puolen vuoden muistiinpanot ovat nyt hukassa. Niitä ei ole pystytty pelastamaan.

Itse järjestelen mailit (käytän MS Outlookia puhelimeni takia) aika ajoin, säilytettävien joukkoon, tai tärkeämmät, seurattavat viesti suodattuvat omiin kansioihinsa
myös Outlookin työkalupalkista luotujen sääntöjen mukaan. Näin viestit tulevat lajiteltua myös lähettäjäkohtaisesti (tarvittaessa). Jos ei muuta, niin ainakin helpottaa hiukan asiasisällön etsinnässä.

Otsikointi on tietysti tärkeää, tosin itsekin syyllistyn joskus noihin typerryttäviin otsikoihin, mutta pyrin parhaani mukaan laittamaan jotain järkevää otsikkoriville..

En ole ammattimainen organisaattori tai tapahtumajärjestäjä, mutta erilaisissa harrastepiireissä on pitänyt järjestää erilaisia asioita. Itse yritän otsikoida sähköpostin niin, että se kertoo ensinnäkin projektin, johon asia liittyy. Itselläni harvemmin on montaa projektia yhtäaikaa menossa, mutta tiedän, että monilla vastaanottajilla on useimmiten kaksi, kolme (vaikkapa nyt) käsiohjelmaa tai kahvitusta tulossa yhtäaikaa. Ja sitten on NÄIN raivostuttavaa, kun asia etenee ja kahden viikon kuluttua saa viestin, jonka otsikko on Re: Vs: Re: Käsiohjelma ja sisältönä, että mitä ruoka-aineallergioita sulla on.

Mut joo. Kun on ihmisten kanssa tekemisissä ja kun alkaa oppia, miten ihmiset toimii, huomaa, että kaikenlaisen kanssa pitää vaan oppia selviämään. Itse voi sentään lajitella sähköpostia kansioihin ja sellaista.

Mutta yksi todella itsekeskeinen piirre, johon törmäsin viimeisimmässä projektissa oli se, että henkilö ilmoitti, ettei hänelle sähköposti ole "pääasiallinen kommunikointikanava", joten hän ei aio lukea posteja tai vastata niihin, vaan toivoo, että hänelle tiedotetaan kaikki erikseen puhelimella. Mistä jää vielä vähemmän jälkiä projektin hallintaa ajatellen kuin huonosta sähköpostin vaihdosta.

jumjum kirjoitti: " projektin hallintaa ajatellen "

Tämä on tärkeä pointti. Vuoden takaista puhelinsoittoa on todella vaikea muistaa saatikka sitä, mitä sovittiin silloin. Vuosienkin takaiseen sähköpostiin voi palata, jos on hoitanut arkistoinnin. Tuo on erinomainen piirre tässä kommunikaatiotavassa.

Eri ihmisten kanssa kommunikoidaan eri menetelmillä. Se pitää kunkin kohdalla hiljalleen oppia. Jotkut lukevat sähköpostit aina heti, mutta eivät vastaa niihin ikinä. Tästä muistan huvittavan tapahtuman edellisestä työpaikastani. Kävin työmatkalla ulkomailla ja ajattelin muistaa toisella osastolla työskentelevää hyvää työkaveria tupakkakartongilla. Kysyin sähköpostilla, josko hän haluaisi sellaisen. Mitään ei kuulunut toviin. Eräänä päivänä hän juoksemalla tavoitti minut kadulla ja kertoi hengästyneenä haluavansa tupakat!